E-mails en nog eens e-mails, hoe kom je er doorheen? Een gemiddelde beauty ondernemer krijgt 80 e-mails per dag. Dat is veel, erg veel. Helaas zijn het niet allemaal klanten. Hoe kun je hier het beste mee omgaan en hoe zorg je dat je er geen stress van krijgt?
Tot twee jaar geleden had ik dagelijks e-mailstress. Behalve met kerst, dan had ik vrij en maakte ik mijn hele inbox leeg. Ik zag door de bomen het bos niet meer en was er wel een week mee bezig. Ik was zó blij als mijn inbox leeg was en alles was weggewerkt. Maar na twee weken liep die weer helemaal vol.
Ik heb toen boeken gelezen van o.a. Tim Ferris, 4-hour workweek en van David Allen, Getting things done. Beide boeken geven handige tips en leren je jouw mentale vaardigheden sterker te maken in een tijd van constante informatiestress. Ik heb nu geen e-mailstress meer.
Dit komt omdat ik nu mijn e-mail maar een keer per dag open op een vast tijdstip en dat geeft enorme rust. Ik doe dit nooit ’s ochtends omdat e-mail altijd vraagt om directe actie en dit ’s ochtends niet altijd kan. Daarnaast heb ik mijn e-mail verdeeld in drie mapjes, zo is alles georganiseerd en onder controle.
Actie– Dit zijn de mails die om directe actie vragen
Finance– Voor alle financiële zaken
Voor later– Voor alles wat kan wachten
Ga op je eigen gevoel af welk tijdstip voor jou het beste is om je e-mail te checken, maar doe het niet continu. Dát is namelijk het stresspunt, om steeds weer die spanning op te roepen wie om directe actie vraagt.
Let ook eens op hoeveel mails je zelf verstuurd, want actie vraagt om reactie en je krijgt dan weer mails terug. Pak een keer de telefoon om ellenlange e-mail discussies te voorkomen. En als je zorgt dat je eigen e-mails duidelijk geformuleerd zijn, roepen ze geen vragen op bij de ontvanger en krijg je ook geen onnodige mails terug. Zet daarnaast mensen alleen in CC of BCC als het echt nodig is. Nieuwsbrieven die je nooit leest? Meld je af, dit scheelt ook weer onnodige mails.
Ben je op vakantie of werk je parttime, zet dan je afwezigheidsassistent aan. Dat geeft duidelijkheid bij de klant en vaak lossen problemen zich in die tijd ook vanzelf op. En om onnodige stressprikkels te voorkomen kun je ook altijd de badge op je telefoon uitzetten (je weet wel, de om aandacht schreeuwende rode meldingen).
Maak ruimte in je inbox en daarmee ook in je hoofd, zo krijg je rust en meer tijd voor andere zaken. Niet alleen voor zakelijke dingen maar ook voor leuke dingen in je vrije tijd.
Zo word jij relaxt en dit breng je weer over naar je klanten die ook weer relaxt de deur uitgaan.
En dit is goed, voor jou én voor je beauty business!
Wil jij ook groeien met je onderneming? Plan hier een vrijblijvend gesprek met mij in.
